Huishoudelijk Reglement
Tennisvereniging Rottum e.o.
Rechten en verplichtingen van de leden.
Verenigingsjaar
Artikel 1
Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
Aanmeldingsformulier
Artikel 2
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de Statuten, dient te worden vermeld: naam, voornaam, woonplaats, adres, geboortejaar en -datum. Aanmelden geschiedt via het aanmeldingsformulier, welke volledig is ingevuld en ondertekend met bijvoeging van 2 pasfoto's, bij de ledenadministratie. Na ontvangst van het inschrijfgeld en contributie wordt het nieuwe lid de clubpas toegezonden c.q. overhandigd.
Opzegging
Artikel 3
Opzegging van het lidmaatschap vindt plaats door middel van schriftelijke opzegging, met inlevering van de clubpas en indien van toepassing de sleutel van het tenniscomplex, vóór 1 december van het lopende verenigingsjaar bij de ledenadministratie. De opzegging wordt geaccepteerd na goedkeuring van de penningmeester.
Adreswijziging
Artikel 4
De leden zijn verplicht adreswijzigingen ten spoedigste aan de ledenadministratie door te geven.
Administratie kosten en contributie
Artikel 5
Bij inschrijving als lid van de vereniging betaalt u éénmalig een bedrag voor administratiekosten. Contributieplichtig bent u over het gehele verenigingsjaar. De contributie dient volledig te zijn ontvangen door de penningmeester vóór 1 maart van het lopende verenigingsjaar. Herinneringen na deze datum zullen worden verhoogd met een bedrag voor extra administratiekosten. De hoogte van de administratiekosten, van zowel inschrijving als herinnering, en de contributie worden zonodig elk jaar opnieuw vastgesteld.
Baanreglement
Artikel 6
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzigingen van de baanexploitant en/of wedstrijd commissie (W.C.).
Artikel 7
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuur, kascommissie en W.C.- vergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.
Vergaderingen
Artikel 8
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden deze wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 9
De bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste veertien dagen voor de datum van de vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij/zij is hiertoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 10
Kandidaatstelling voor één door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of vijf seniorleden, ereleden of leden van verdiensten. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de aan te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.
Artikel 11
Een besluit van - of benoeming door - de algemene vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt der vergadering, is ongeldig, met inachtneming van artikel 16, leden 9 en 10 van de Statuten. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is genomen - of een zodanig benoemde is gekozen met minstens twee/derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen - blanco stemmen daaronder niet begrepen - en naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding der vereniging.
Artikel 12
De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of het voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen voor verzending der convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 13
Alle op de agenda van de vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, het welk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteunt door tenminste vier andere leden.
Commissies
Artikel 14.
De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven ten allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd.
Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies - met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de statuten - kunnen ten allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen een of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ont-slagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
Artikel 15
De commissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor twee jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van één van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Artikel 16
Door de algemene vergadering wordt, voor de duur van een jaar een wedstrijd commissie gekozen, bestaande uit een oneven aantal leden. Bestuursleden kunnen ook zitting hebben in de W.C.
Artikel 17
De werkzaamheden van de wedstrijdcommissie zullen bestaan uit:
- het beoordelen van nieuwe leden op hun speelsterkte;
- het bezorgen en verzorgen van het materiaal op en van de baan;
- het verzorgen van de aanwijzingen en het in praktijk brengen van de jaarlijkse door de W.C. op te maken speelsterkte;
- het regelen en verzorgen van de competitie, toernooien en wedstrijden;
- het toelaten van introducé ('s)
Besluitvorming
Artikel 18
Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.
Artikel 19
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige - en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
Artikel 20
In geval van verkiezingen wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die kandidaat is gesteld op de wijze als bij de statuten en het huishoudelijk reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij statuten of huishoudelijk reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Bestuur
Artikel 21
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter ten allen tijde dan zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 10 van de statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
Artikel 22
Schade aan de vereniging of één haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Artikel 23
Het bedrag als bedoeld in artikel 10, lid 3 onder sub. c der statuten, wordt gesteld op onbepaald.
Verplichtingen van het bestuur
Artikel 24
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
- namen en adressen van de in artikel 4 der statuten bedoelde personen;
- presentatielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
- de bezittingen en schulden van de vereniging.
Kleine voorwerpen van geringe waarde, welk gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen. Van de onder 1. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt.
Slotbepalingen
Artikel 25
Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de statuten en van dit reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.
Artikel 26
Aldus vastgesteld door de algemene vergadering welke gehouden is op
10 januari 1997. (Gewijzigd 19 januari 2005).
